工作十多年来，每天都会有新的任务，新的文档，新的资料，于是自己也形成了一套自我知识的管理习惯和方法，想写在这里，既是分享，也希望收到更好的方法或提高的建议。
一、什么是知识管理
首先我想，自己为什么要做知识管理，或者说什么是知识管理。其实我见过太多科研人员，电脑里密密麻麻满桌面的文件图标，大部分可能是几个月前某次没有处理完的文档；找文件时各个文件夹来回穿梭，却永远找不到想要的那一个，很多时候甚至只有邮件的搜索或者QQ、微信的聊天和文件发送记录才能帮上大忙，但万一文件记录过期，又只能望洋兴叹了。
所以我想知识管理跟时间管理一样，并不是什么高大上的词汇，无非就是你每天上班做的工作，编写的文档，收集的资料，它们该怎么组织、存放，怎么保证它们的安全，保护它们的隐私，又怎么能在想要的时候迅速找到它们。 换言之，这应该是一种工作方式和管理习惯，这里并非揶揄那些技术专家或者领导不懂电脑，他们在专业领域的确各为翘楚，但如果有更好的管理习惯，无疑能让他们更胜任领导岗位，而非技术专家的职务。
二、知识管理要解决的问题
再谈谈自己的知识管理要解决什么问题：
1）数据的存储安全问题
自己出现过某次试验数据因为硬盘损坏差点丢失，最后用恢复软件才勉强找回来的经历，更不用说大家经常遇到的移动硬盘读不出来、优盘损坏这种导致的文件丢失事件，于是自己要解决的第一个问题就是保证数据的安全，至少不会随便丢失，或者说如果丢失，能够通过备份或其他方式及时找回，把损失减少到最小。
2）数据的网络访问问题
自己经常出现在路上，在机场，甚至在旅行途中，收到了单位要某项重要工作资料的需求，如何在保证权限和安全的基础上，随时访问自己的工作记录，并共享发送给其他需要的人，这是第二个问题。
3）数据的快速检索问题
看到很多同事为了寻找之前编写的某项材料或某个文档，等待Windows自带的搜索半天不得，自己在各个文件夹翻来覆去去完全找不到，这时如果有简单快捷的方式进行搜索、检索和定位，则真正让过去的经验和材料，成为自己随手可用的知识，而非简单的存档和堆放。
4）知识的组织管理问题
换言之，每天你的工作、你参与的项目、收集的资料，你是怎么指定文件夹，怎么分类和管理的，这决定了你的资料的有序化，也为你每天的工作有效而秩序的开展提供基础。
5）移动办公的问题
我经常会出差，有时也会在家加班，所以也会面临台式机、笔记本切换的问题，而且这样无论到哪里，刚刚做完一半的工作，或者写了一半的文档，自己希望能够继续完成，而不是离开办公室前临时拷贝到优盘带走。虽然2）的问题如果解决了，移动办公大概不是问题，但如果像自己在国外网络不好的地方出差，或者干脆没有网络的时候，这时数据的移动性就成了重要的要求。
三、我的知识管理方法和习惯
写了这么多，自己并不想把这篇博文弄成学术研究或论文，所以还是用简单的脑图直接给出自己的解决方案吧。
1） 移动办公 、
为了实现移动办公，自己电脑上不存储任何办公资料和电子邮件。自己会用一个单独的移动硬盘存储所有的办公资料，最开始是500G的，3年前换成了1T容量。之前的500G则直接封存起来，作为过去8年工作的原始备份。也许你会说，这算哪门子的知识管理，用一个不可靠的存储硬盘，就实现了知识管理？
目前使用的希捷睿致系列，不像以前部分2T或1T的移动硬盘，里面直接是两个盘片叠起来的，这款厚度非常薄，应该是单碟片结构，对了，2年内享受免费原厂数据恢复一次，邮费都免了，算是一个额外的保障吧。
PS：我没收广告费用，不过过去五六年自己一直在使用这个系列而已。
所有需要安装的程序，例如Office、QQ和微信，以及编程用到的工具，当然还是装在电脑上，这些软件要么系统预装，要么免费，要么单位购置的正版。但部分需要经常使用的软件，自己会选择绿色版，也就是无需安装版，然后在电脑桌面生成快捷方式。这里用到了一个小技巧，就是固定移动硬盘的盘符，这样保证所有绿色软件的快捷方式在某台电脑上会一直生效（固定盘符的方法见文末）。
邮件管理我选择Foxmail，13年邮件的本地存储，让这个文件夹已经有了30G大小，但好处是不需安装，带上移动硬盘，在任何电脑上就可以立刻查收邮件，并检索过去13年的任何邮件和附件。确切的说，只要安装Foxmail时存储位置选择移动硬盘，以后这个文件夹你就可以随便移动，程序也能直接运行，不受安装位置和电脑的限制了。所以经常会出现某处网络故障或太慢，自己重要邮件下载不下来，我直接拔了移动硬盘，换个地点插在电脑上打开Foxmail邮件就收完了的情景。
自己在Foxmail中添加了几乎所有的工作邮箱，这样不会担心错过别人抄送的邮件。不管哪个邮箱的邮件，在“所有未读”中全部汇总，自己很容易删掉冗余的多个邮箱抄送的相同邮件，以节省存储空间，一条条邮件处理下来，重要邮件我会点击五角星号直接置顶，下次打开邮件时会首先处理置顶邮件。
另外还得推荐一下Foxmail本身的日程管理功能和邮件群组功能，日程管理对于平时会议或者还款等工作生活的小事提醒非常有用，再结合手机上“日历”的日程同步功能，手机上随时弹出提醒消息，基本上很难错过重要的事情了。邮件群组对于给某个群体发送通知实在是太方便，当然也就不用一个个点选人员了。
同样还有不少绿色软件，例如自己用过最好的截图软件FastStone+Capture，自己使用的是官方免费的版本，完全满足我对截图所有需求。这些绿色软件，都可以放在移动硬盘上，并添加电脑的快捷方式，随时运行。哪怕是换电脑了，没关系，程序还在，仍然可以随时运行。
2）文件夹分类管理
脑图总览
自己工作文件夹管理的思路，是先按照日期时间顺序，以每日工作的方式展开最基本的收集和管理，再通过存档整理，链接到不同的管理文件夹。这个是自己办公文件夹的分类脑图，当然，都是存在移动硬盘上的。
总文件夹结构图
这是文件夹的截图，从第一幅图的“01 工作年度汇总”打开，第二幅图便是十几年的工作记录存档，再打开“2019年度汇总”，便是第三幅图显示的2019年的全部工作资料了。
收集
这样自己每天上班后，按照自己的时间管理习惯，泡上一杯咖啡，在工作日志本上写上今日日期，并开始启动“收集”模式，把所有脑子中担心、惦记的所有事项，全部写下来，2分钟能处理的，马上处理；能够安排给他人的任务，直接通过邮件或者IM工具委托；大的项目分解成多个步骤；剩下的自己手上的事情，按照紧急重要程度开始处理。
例如自己收到了一个现场试验项目的报价邮件，必须当天返回大纲和报价，那么我会在“2019年度汇总”的文件夹中，新建一个当前日期的文件夹，并加上[试验]的Tag，然后正式开始工作。
里面所有的资料和文档，会按照日期命名和排序。
如果是某个项目的单次工作，那么我会在之前的工作文件夹中，新建当前日期开头的子文件夹，并重命名上层级项目文件夹的日期，这样，某个项目的所有重大节点，都能做到分类清晰。
整理
上一步每天都会进行的日常工作，仍然只完成了一项基本的知识管理工作–收集，那么当项目结题，或部门某项项目验收，自己会收集、整理该项目所有的资料：
- ->如果是个人负责的项目，会整理至总结构图中的“02 个人项目管理”文件夹中；
- ->如果是部门其他人员的项目，自己会将尽可能完整的资料放入“04 部门项目管理”文件夹中。
这时之前固定盘符的步骤就起到作用了，我不需要在“02 个人项目管理”和“04 部门项目管理”中，复制真正的文件夹，只需要右键点击那个文件夹“生成快捷方式”，将快捷方式移至“02 个人项目管理”和“04 部门项目管理”中就行了。
这样，原始的文件和文件夹，仍然按照年份和日期排序和存储，你永远可以根据你是哪年做过的什么事情，来迅速定位它们。当然，也可以直接到自己主持的大型项目文件夹“02 个人项目管理”中找到它们的链接。由于采用了固定磁盘盘符，所以这些链接一定是有效的。如果在自己的几台电脑上使用移动硬盘，记得都固定同一个盘符就够了。
对了，日常接触的资料性文档，例如文献、电子书，专业技术资料，则会在每周回顾时，专门从各项目文件夹放入统一的“05 文献学习资料”的“专业资料”中。
自己分了68个专题，这里放上第一页的截图（终于可以不打码了，不涉及到工作具体事项）
信息收集与存储
突然发现写起来洋洋洒洒，太过于流水账，那么简单写一下自己的信息存储吧，首先是纸质工作日志本，基本上一年一本，用的是Midori MD的A5版，号称是最适合写汉字的材质。作为每天办公必备的工具，每天开会、出差和笔记基本上全靠它了，也是我践行时间管理最好的工具（过去是Palm），具体的收集方式，还是参见之前写的时间管理三篇吧。
2016.08.01,爱好,小周谈管理之-时间管理第1课-认知
2016.08.18,爱好,小周谈管理之-时间管理第2课-方法
2016.09.30,爱好,小周谈管理之-时间管理第3课-实例
平时自己喜欢写写杂记博客，或者网上看到不错的文章，以及自己的各种信息，这些当然全部送到Evernote里了。自己购买了五年的高级会员，这样自己在飞机上用iPad敲下的文字，回来打开电脑就能看到并继续编辑。虽然IOS的iCloud也能做到这样的功能，甚至后面会提到的私有云的NoteServer也可以做到，但多个设备同步和非常方便的一键发送功能，自己已经离不开它。
到这里，基本上知识管理的文件组织已经写的差不多了，后面再结合搜索和私有云，来解决安全性、快捷性的问题。
PS：如何固定移动硬盘或优盘的盘符
在windows左下角的win图标上点击右键，选择“计算机管理”，然后在弹出界面上点击左侧“磁盘管理”，右侧选择你要更改盘符的移动硬盘，点击右键，选择“更改驱动器号和路径”，然后就可以自己固定这块移动硬盘在电脑上的盘符了。我通常喜欢选择S盘和T盘，当然，你也可以选择X盘，好像更炫酷一些。
