不想博客里写任何有关工作的事情，但去国外作报告这个事情本身，对个人而言，仍然是一次难忘且让人成长的历程，虽然在08年去过欧洲，甚至兼任了几次翻译，但这次短短几天的出行却完全不同，它给自己带来极大的影响和收获，因此在尽量避开专业技术和工作安排细节的前提下，去记录一下自己的准备过程，也算是一个交流与备忘。
[惊喜]
虽然之前有打过招呼，但收到确认消息时，自己还在马来西亚丛林的临时板房里，说在俄罗斯有一个国际会议让自己参加，时间大约在一个月之后。自己当时当然是莫大的惊喜，当然，更多的是迟疑，毕竟能否成行，究竟去做什么，对方是什么情况，几乎一无所知。而在马来西亚工地网络奇差的情况下，断断续续的跟北京单位用邮件联系着，自己也忙着马来西亚现场的事情，直到某天邮件收到了会议的具体信息，我才发现情况比自己想象的严峻得多。
[惊讶]
首先，会议并不是国际会议，而是俄罗斯水电行业内部会议，因此，与那种世界各地专业人士共聚一堂的情况不同，得到的消息是与会人员只有自己是“外国人”；第二，会议官方语言是俄语，那意味着我在现场的沟通会有些问题；第三，再次确认因为其他各种原因，自己只能一个人参加，而不能带上同事或帮手；最后，所有签证和相关出国手续全部自己处理。
[退缩]
这时说句实话，我倒更希望行程因为种种原因而泡汤，因为前往俄罗斯所需要面对的种种因素，对于一个从来没有一个人出国、也从来没有去过俄罗斯的人来说，未免有些勉强了。但自己还是没有完全放弃，也按计划正常的处理着，例如抽了三天时间写完了接近3万字共15页的会议发言稿，并在分摊一部分给同事的情况下，用了两天时间将它们全部翻译成英文。算了算回国时间，尤其是考虑到国庆假日的耽搁以及俄罗斯签证需要邀请函原件的特殊情况，要求对方在十月初办好邀请函并寄到国内。
[等待]
从马来西亚回国后，事情很多，毕竟在外出差近一个月，不管工作还是家里都有一堆事情等着处理。自己每天定时刷着邮箱，偶尔也会咨询下单位，看看自己当前处理的是否得当，以及下一步该怎么进行。当然，除了等待邀请函外，实际上我几乎没有空闲，也无法做任何其他的准备工作。几天后，对方告诉我，正式邀请涵需要在会议前一周才能开具，于是自己仍然忙里偷闲的关注着。
[绝望]
但最终，在离会议不到10天的时候，焦急邮件询问后得到的结果是，邀请函仍然没有办好，她们也是第一次遇到这种问题，之前都是很快的。这时，我突然觉得一切好像是冥冥中注定，让这次的俄罗斯旅程无法成行，自己已经做完了所有可以做的事情，每一步关键点，例如在报告提交截止时间前提交报告、提前一个月要求办理邀请函、发送护照扫描件等等工作，都没有因为自己的任何原因而失误，看起来一切都是那么合理，并且顺理成章，我甚至开始在工作日志本上写下自己在北京的下周工作计划了。不过，自己还有一个最后的措施，那就是网上提到的俄罗斯3天和1天加急签证，所以希望虽然渺茫，但仍不至于没有。
[重生]
记得是周四早上，我到了单位，在例行检查邮件无果后，按照最后锦囊，开始尝试加急签证方案。在网上搜索了俄罗斯的旅游签证代理，很快选择了一家电话过去，早上8点半，对方还在睡觉，电话里惺忪的声音回答到，目前最快的加急签证也得要3天，1天加急的早就不能办理了，算上非工作日的周末，如果要在会议前的夜晚赶到俄罗斯，必须当天下午2点前办完所有申请手续。
这时我突然如同被雷电击中一般，我突然觉得这次的失败 ，已经就在眼前，我几乎快失去这个机会了。于是自己立刻放弃了等待邀请函原件办理商务签证的念头，当即前往使馆区办理加急签证手续。在去使馆区的地铁上，自己再次与单位确认各种政策，以及放弃等待邀请函原件的做法是否合理。
[反思]
办完手续回来，自己开始简单反省下这次的问题，因为离错过和失败几乎只有一步之遥：第一，俄罗斯签证比较特殊，需要邀请函原件；第二，对方第一次遇到这种情况，接近20天还没有开出邀请函；第三，开始自己在马来西亚，网络问题导致沟通太少，初始进展较慢。那么，自己的问题在那里呢–放弃邀请函原件的时机太晚，只留了5天时间，如果那天我没有打通代理的电话，或者连3日加急签都无法办理的话，就只能抱憾结束了。另外，自己态度一直不太积极，可能还是因为有些畏惧，虽然事情一直在处理，但激情澎湃还是按部就班，自己还是清楚的。这时我也考虑了如果没有成行的后果，虽然自己没有绝对的责任，但院领导安排给公司领导、公司领导再安排下来的事情，自己最终没有做好时，大家根据结果来看，都会对彼此产生不好的影响，而自己居然差点让这种后果发生，真的是自己完全不能接受的。
[准备]
后面四天时间，自己几乎将全部心思花在准备工作上。自己查看了单位内网上各种国际会议的照片，确认穿西服正装比较合理，领带颜色深些比较低调；于是周六跟娟去商场买了套黑色西装、蓝黑的领带以及白色衬衣，这是参会前唯一个一个周末。由于自己已经好几年没有穿过西装，为了消除不适感，特地在周一上班时穿上了全套西装，感受一下“推销员”的气质。
当然，最主要的是汇报PPT的准备。我甚至觉得，在汇报内容没有准备好之前，其他的准备都是多余的。两天的时间，用来完善之前弄了个大概的PPT，因为提交的报告文章内容大多是文字，所以PPT想多用些图片、图示和表格，以更加生动和容易理解。查询了会议的其他报告名称，大多比较大气，内容的高度和着眼点很高，自己也不断修改PPT不同内容的比例，并增加了国家层面的水利发展情况，以提升报告的高度。
现场的演讲也是重点，一是几个单词的念法，有些拗口、不够流畅，需要多次朗读练习；二是PPT的汇报时间控制，自己一直比较反感PPT汇报时间超过规定，我的汇报时间是会场唯一的30分钟（其他人都是15分钟），所以同样需要练习；三是内容的高度，以及不同内容的比例，仍然需要完善。自己跟单位领导简单交流和讨论了PPT文件内容，再次修改了章节比例，并请部门三位年轻同事听我在会议室模拟了一遍现场，让他们在内容、语速、词汇和表现方面提出建议。
重要的会议我一般会把PPT的备注功能用起来，也就是每页下方的备注栏，我会写好完整的汇报内容，甚至包括口语词汇和连词。但自己并不确认现场是否会有扩展放映的模式，如果是屏幕复制模式，那自己是看不到备注信息的。于是自己打印出全部备注信息，并在自己办公室里一个人再次排练。包括同事旁听的那次，这样的计时排练进行了三次。我用Excel表格记录下每页PPT自己的汇报时间，精确到秒，再来统计每一章节的总时间，并调整汇报的总时间在25-28分钟左右。
自己做的三次排练记录，后两次的单页时间直接在PPT中
在剩下最后两天的时候，我终于完成了PPT的全部准备工作，因为文件已经发给对方，唯一可能完善的，只有对应的备注发言稿。于是开始在京东商城采购俄罗斯电源转换插座，上淘宝查询俄罗斯国际上网流量卡的费用，再次确认手机国际漫游已经开通，并查询了个人所有信用卡的还款情况。
这时，我终于定下了往返机票，并将会议方建议的三个酒店在Google地图上逐一检索，确认了离会议地点最近的那一个（却是离市区最远的一个）。当时对方并没有提出安排接送，于是自己甚至用Google的Streetview街景功能，查看了酒店的周边交通，并在街景中从一公里开外最近的地铁口到酒店大门模拟步行一遍。网上查到俄罗斯圣彼得堡的的士很少，大多不打表且要价很高，自己便决定在圣彼得堡的交通全部采用地铁方式。这样，个人确认了从陌生国度的机场出来，完全能够独立的在机场搭乘巴士，并转乘地铁前往酒店。
这是Google的街景看到的场景，右侧就是我所下榻的酒店
再来一张酒店的正面StreetView图
就是这一份地铁图，伴随我在圣彼得堡到处穿行
最后一天收到了对方接送的通知，以及相应的联系方式，一切已经就在眼前。于是出发前最后一个下午，我开始筹备自己在圣彼得堡空闲时间的安排。在iPhone 5和iPad Mini 2上下载了Google Maps，并尽量缓存圣彼得堡的地图，下载了穷游网的App，在其中离线了所有相关锦囊，尤其是出国旅行必备清单，自己打印出来一项项对应打钩，护照、身份证和机票全部复印两份并放在不同的地方，汇报稿打印两份，一份放在身上准备在飞机上继续排练。
穷游的锦囊最简洁明了，最适合出行前简单了解目的地，关键是离线。
出行清单，参考就好。
然后，自己仔细阅读了许多圣彼得堡的游记，大抵确认了自己可能会去的几个地点，以及地铁如何中转到达，尤其是冬宫-艾尔米塔什博物馆，这个世界四大博物馆之一的皇宫，自己几乎是一定要去的，于是找到了它的官方网站，下载了语音导览APP和官方介绍APP，虽然可以在线订票，但由于不确定行程，所以只简单了解开闭馆情况和位置交通。还有，自己下载了各种圣彼得堡的旅行APP，尤其是带有离线地图的那种，以备网络不佳情况下的指导。
这个是所有备用的APP软件
冬宫艾尔米塔什博物馆的APP做的非常精美，居然还有中文。
在下午五点的时候，我让父亲取回了办好的签证，以及重新制作打印的名片。这时我长吁了一口气，一切已经准备好，就等着面对那个熟悉而陌生的国度，开始未知的旅程了。