2019.04.21,爱好,小周谈管理之-知识管理第2课-备份共享

序言

在第1篇博文里，我说了些知识管理上经常会遇到的问题：

• ① 数据容易因为硬盘损坏而丢失【安全问题】；
• ② 无法随时随地访问和共享文件【访问问题】；
• ③ 找文件的时候找不到【搜索问题】；
• ④ 每天工作资料到处都是【组织问题】；
• ⑤ 多个电脑上工作时不方便切换【移动问题】。

这时我突然想起一句广告词：五大受损，一个对策，一次解决….

Oh，No，错了，是这个：

然后文章给出了第1个解决方法–很多人觉得太简单的方案，就是移动硬盘+绿色版Foxmail组合，来处理所有的办公资料和邮件；对了，还说了一点自己每天组织和管理个人文件的习惯，这样算是解决了刚才五个问题中的【④组织问题】和【⑤移动问题】了。

这时有个关键的地方很多人会疑惑，随身携带的移动硬盘，要是坏了，岂不更是哭都没有地方哭去。所以在这篇里，我主要说下备份、共享和远程访问的问题。

场景效果

再次请出这张图：

是的，这次我用到了群晖，或者说是NAS产品中比较主流的一款。名词待会再细说，先直观的说下效果：

早上到单位，我将自己的工作移动硬盘A插在电脑上，打开或新建某个word文件，编辑、修改或删除，这时远在某个地方的一个小小装置上，有1块硬盘B自动存储了我当前的全部操作和资料；不对，还有另一块硬盘C也同时备份了第2块硬盘的资料。这样，除非你的移动硬盘、第2块硬盘、第3块硬盘全部同时损坏，否则基本上碰不到数据丢失或找不回的情况，更何况移动硬盘本身，不是还送了2年时间内的一次免费数据恢复么。

还有另一个场景：

当你正在赶赴机场的路上或飞驰的高铁上，突然同事需要你上午提交的某个技术方案，这时你笨拙的打开了工程师专属双肩包…不对，你在手机上点击了某个APP，连接到了远在某个地方还是那个小小的装置上，找到上午离开办公室前编辑的文件，点击分享，QQ或微信上转发，对方就直接登录下载了。如果安全性要求不高，直接在手机上下载文件，转发给他人，任务完成。如果安全性要求高，可以在刚才分享的步骤前，设置密码和共享时长。

解决方法

那么刚才多次提到的小小装置，就是NAS的一种–群晖，样子大概是这样的：

这里再专门说一下NAS（Network Attached Storage：网络附属存储），其实就相当于一个移动存储仓库，或者网上数据银行，它虽然可以挂到网上（当然也可以只是你自己的私有网或局域网），但它是放在你办公室或者家里的，是个人私有网络存储装置，不会像很多网盘（百度云、iCloud等）动不动就服务到期或数据泄露。你可以通过手机APP，或者直接磁盘映射成电脑的一个盘符，随时访问它。

群晖就是NAS的一种，就一个方盒子大小，适合放在家里的无线路由器或电脑桌边上。以京东的最新家用版本为例，群晖218J大概1200多块钱，不过这个没有存储介质，还得再加上两块硬盘，我选择的是2×4T（4000G）的版本。

一块硬盘1000块左右，两块硬盘加上群晖本身，一套3500左右全部搞定。如果有钱，直接上两个8T的硬盘也是可以的，就再多加2000块了。

对了，如果担心偶尔掉电或者电压不稳造成群晖或硬盘损坏，可以再加上一个UPS（不间断电源），我选择的是群晖官网推荐的APC  650，价格500块左右。

它的作用是为群晖提供稳压电源，它还可以通过网线连接路由器，如果掉电，它不仅可以通知群晖自动关机，保护群晖的磁盘在读写时不会因为突然掉电而损坏，还能通过网络发送提醒至手机，告诉你当前的群晖状态，就是下面这种通知：

安装过程很简单，买来群晖和两块硬盘，用附送的螺丝刀拆开盒子外壳，插入硬盘，然后用网线接入路由器，然后打开群晖，它会自动分配IP连接上网络。对了，电脑安装一个叫做群晖助手Synology Assistant的软件，就会自动发现这台设备，在群晖助手里双击这个设备开始安装，直接下一步、下一步就可以了。至于磁盘模式，两块磁盘容量的群晖218J，建议直接选择SHR阵列，基本就是损坏1块硬盘的情况下，不会丢失数据（从这个角度来说，两盘片的群晖，基本是Raid 1模式）。

这里自己并不想把这篇文章做成群晖的安装说明，只是抛砖引玉。平时访问群晖，如果开通了Quick Connect功能，直接在外网和内网的网页里输入网址，可以看到群晖里存储的所有数据，下面就是在网页浏览器打开网址的界面。

可以通过控制面板安装不同的软件，例如图片管理、文本管理、影片管理等功能。自己用到的是Drive功能，即在电脑上安装Synology Drive软件，选择同步文件夹，这时你可以选择你的移动硬盘（假设盘符已经固定），它们就和群晖的Drive实时同步了。

如果选择双向同步，那么任何在移动硬盘上的操作，保存、修改文件，都会立刻在群晖的两块磁盘上备份，这样也让你在任何情况下，办公和处理文件成为可能，高级点的说法，其实就是云办公或者云服务了。至于多人协作办公，多人备份之类，这里就不多谈了。

这是手机访问群晖上自己的备份界面，跟自己现在办公的移动硬盘上的内容完全一致：

任何一个文件，如果要分享给他人，只需要在手机上点击文件，选择共享就可以了。

对了，如果安装了Photo Station，手机可以安装APP，自动备份你的全部手机相片到群晖上，这样再也不用担心手机丢失损失照片了。如果安装了Download Station，离线下载就靠它了。

结语

这一篇自己说了下如何备份文件和共享文件，以及随时随地访问文件，如果与第一篇的文件组织管理相结合，我想是个相当不错的知识管理解决方案。

这个网址里你可以打开尝试一下群晖的试用网站，也就群晖公司提供的远程体验功能：

https://demo.synology.cn/dsm?utm_source=feature&utm_medium=SynologyDrive

第三篇将写写自己如何快速搜索文件和管理文件，其实就是几个软件的使用，最后还会放上几个小小的管理技巧，作为补充。

题外话

我想也许人跟动物最大的区别，在于人可以在一定程度上摆脱基因与环境的束缚，有意识去控制和改变自己的行为。不管是时间管理还是知识管理，我们并不能让自己更富有或更成功，但把握自己人生里能把握的部分，把它们做的更好，让自己工作和生活更快乐，我想这也是我们努力的意义吧。